親の戸籍を出生から死亡まで集めるには？本籍地が遠くても取れる広域交付の使い方と注意点

実家の相続の手続きを進めようとして、最初につまずきやすいのが戸籍です。「亡くなった方の出生から死亡までの戸籍を全部そろえてください」と法務局や銀行で言われ、そこで手が止まってしまう。本籍地が遠方だと、平日に何度も足を運ぶわけにもいきません。

この戸籍集めについて、令和6年3月1日から仕組みが大きく変わりました。本籍地以外の市区町村の窓口でも、まとめて請求できる「広域交付」が始まっています。便利になったのは確かですが、使える人が限られていたり、取れない書類があったりと、事前に知らないと窓口で空振りする条件がいくつもあります。この記事では、法務省や各自治体が公表している内容をもとに、実際に窓口へ行く前に確認しておきたいことを整理します。

そもそも、なぜ「出生から死亡まで」必要なのか

相続の手続きでは、亡くなった方の最後の戸籍だけでは足りません。理由はひとつで、ほかに相続人がいないことを確認するためです。

戸籍は一生のあいだに何度も作り替えられる

戸籍は、結婚したとき、本籍地を移したとき、そして法律の改正で様式が変わったときに、新しく作り直されます。このとき、新しい戸籍には「そのときに有効な情報」しか引き継がれません。たとえば以前に離婚した相手との間に子がいた場合、その記載は古い戸籍のほうにだけ残り、最後の戸籍には出てこないことがあります。

だから、生まれてから亡くなるまでの戸籍を切れ目なくつないで、「この方の子はこの人たちで全員です」と示す必要があるわけです。役所が意地悪をしているわけではなく、抜け落ちた相続人がいる状態で手続きを進めてしまうと、あとから登記も預金の払い戻しもやり直しになるためです。

何通くらいになるのか

何通必要かは、その方の人生によって変わります。生まれてからずっと同じ土地に住み、結婚を一度だけしている方なら三通から四通で収まることもあります。一方で、転勤や引っ越しで本籍地を何度も移した方だと、七通、八通と増えていきます。さらに、相続人がきょうだいになるケース（子も親もいない場合）では、亡くなった方の両親の出生からの戸籍までさかのぼる必要があり、一気に量が増えます。

令和6年3月から始まった「広域交付」でできること

戸籍法の改正により、令和6年3月1日から、本籍地でない市区町村の窓口でも、戸籍証明書・除籍証明書を請求できるようになりました。法務省は、遠隔地に本籍があっても最寄りの窓口で一括して請求できる、と説明しています。

これまでは、本籍地が北海道なら北海道の市町村へ、その前が九州なら九州へと、それぞれの役所に郵送で請求していました。小為替を用意して、封筒を作って、返送を待って、届いた戸籍を読んで次の本籍地を調べて、また郵送する。この往復を何度も繰り返すのが当たり前だったのが、住んでいる市区町村の窓口一か所で済む可能性が出てきた、ということです。

請求できるのは「本人・配偶者・直系」だけ

広域交付を使えるのは、戸籍に記載されている本人、その配偶者、父母や祖父母などの直系尊属、子や孫などの直系卑属に限られます。

ここで注意したいのが、きょうだいの戸籍は広域交付では取れないことです。兄弟姉妹は直系ではなく傍系にあたるためで、複数の自治体が明記しています。相続人がきょうだいになるケースや、きょうだいの分の戸籍が必要な場面では、この制度は使えません。

窓口に行けるのは請求する本人。郵送も代理人も使えない

広域交付は、市区町村の戸籍担当窓口に出向いて請求する必要があります。法務省は、郵送や代理人による請求はできないとしています。委任状を持った家族や、司法書士などの専門家が代わりに請求することもできません。

ここは見落としやすいところです。「専門家に任せているから大丈夫」と思っていると、専門家の側は広域交付を使えず、従来どおりの郵送請求で時間をかけることになります。

顔写真付きの本人確認書類が必須

窓口では、マイナンバーカードや運転免許証、パスポートなど、官公署が発行した顔写真付きの本人確認書類の提示が必要です。健康保険証や年金手帳では請求できないと案内している自治体があります。免許を返納された方が請求に行く場合は、マイナンバーカードなど顔写真付きのものが手元にあるかを、出かける前に確かめておいてください。

広域交付では取れないものがある

「一か所で全部そろう」と思って出かけると、ここで足をすくわれます。広域交付の対象外になるものを整理します。

とくに引っかかりやすいのが、最初のふたつです。古い戸籍ほど電算化されていない可能性があり、相続でさかのぼるのはまさにその古い戸籍です。窓口で「ここから先は本籍地に請求してください」と言われることは十分にありえます。

戸籍の附票も要注意です。相続登記では、登記簿に書かれている住所と、亡くなった方の最後の住所が一致しない場合に、そのつながりを示す書類として附票を求められることがあります。広域交付では取れないため、本籍地の市区町村に別途請求することになります。登記簿の住所がわからないときの調べ方は、実家の権利証・登記簿が見つからないときの調べ方にまとめています。

その場で受け取れるとは限らない

広域交付でいちばん誤解されやすいのが、交付までの時間です。窓口に行けば十五分ほどで出てくる、と思って予定を組むと外れます。

窓口の職員が本籍地の市区町村に確認を取ったうえで発行する仕組みのため、請求する戸籍の数と内容によって、かかる時間が変わります。実際の自治体の案内を見ると、現在の戸籍全部事項証明書だけなら原則その日に出せるものの、相続で必要になる連続した戸籍の請求は、申請日の翌日から起算して五開庁日以降の受け取りとしている市もあります。別の区では、現在戸籍以外の請求は二週間以上先の交付になると案内しています。

受付時間も通常の窓口より短く設定されていることがあります。本籍地の市区町村へ確認する必要があるため、平日の午後四時までで受付を締め切っている区もあります。夜間窓口や休日開庁の対象外としている自治体も少なくありません。

出かける前に電話で確かめておきたいこと

• 広域交付の受付時間（通常の窓口より短いことがある）
• 相続用に複数の戸籍を請求した場合、受け取りは何日後になるか
• 受け取りは窓口に取りに行く形か、郵送してもらえるか
• 本人確認書類として何が使えるか
• 手数料の支払い方法（現金のみのことが多い）

手数料は、戸籍全部事項証明書が一通450円、除籍や改製原戸籍が一通750円と案内している自治体が多いですが、金額や扱いは自治体・時期によって異なることがあります。何通必要になるかは窓口で判明するため、多めに現金を持って行くほうが安心です。

広域交付が使えないときの代わりの手

1. 従来どおりの郵送請求

電算化されていない古い戸籍や、きょうだいの戸籍、戸籍の附票は、本籍地の市区町村へ直接請求します。請求書、本人確認書類の写し、手数料分の定額小為替、返信用封筒を同封して送る形が一般的です。何通必要かわからない場合は、請求書の備考欄に「相続手続きのため、出生から死亡まで必要です」と書き、多めの小為替を入れておくと、役所側で必要な分を判断してくれることがあります。

2. コンビニ交付を使う

マイナンバーカードがあれば、コンビニのマルチコピー機で戸籍証明書を取れる場合があります。住んでいる市区町村と本籍地が違うときは、事前に一度だけ「利用登録申請」が必要で、利用できるようになるまで五開庁日ほどかかると案内している市があります。取得できるのは最新の戸籍だけで、除籍・改製原戸籍・戸籍の附票は取れません。相続で必要な古い戸籍には使えないため、あくまで補助的な手段と考えてください。

3. 専門家に依頼する

司法書士や行政書士、弁護士に戸籍の収集を依頼することもできます。前述のとおり専門家は広域交付を使えませんが、職務上請求という別の仕組みで郵送請求を代行できます。費用は事務所や通数によって幅があり、戸籍収集だけを切り出すと数万円台、相続登記まで含めた一式だと十万円前後から、という案内を見かけます。金額は依頼先によってかなり違うので、着手前に見積もりを取り、どこまでが料金に含まれるかを確認してください。

集めた戸籍は「法定相続情報一覧図」にまとめると後が楽

戸籍をそろえたあと、そのまま銀行や法務局を回ると、同じ戸籍の束を何度も持ち歩くことになります。ここで使えるのが、法務局の法定相続情報証明制度です。

相続関係を一覧にした図と戸籍の束を法務局へ提出すると、登記官が内容を確認したうえで、認証文の付いた写しを無料で交付してくれます。申出先は、亡くなった方の本籍地か、申出人の住所地を管轄する法務局です。

この一覧図の写しは、相続登記の申請、預金の払い戻し、相続税の申告、年金の手続きなどに使えるとされています。必要な枚数を出してもらえるので、銀行が複数ある場合や、手続きを同時に進めたい場合にとくに役立ちます。ただし、提出先によって受け付ける書類の扱いが違うことがあるため、使えるかどうかは提出先にも確認しておくと確実です。

戸籍集めは「相続登記の期限」とセットで考える

戸籍集めを後回しにできない理由が、令和6年4月1日から始まった相続登記の申請義務化です。

不動産を相続で取得したことを知った日から三年以内に相続登記を申請する必要があり、正当な理由なく期限内に申請しないと、十万円以下の範囲で過料が科されることがあります。令和6年4月1日より前に相続した不動産についても、令和9年3月31日までが期限とされています。実家が空き家のまま名義が変わっていない、というお宅はこの対象になります。

すぐに相続登記まで進めない事情があるときのために、相続人申告登記という仕組みも用意されています。登記簿上の所有者が亡くなったことと、自分がその相続人であることを登記官に申し出るもので、相続人の一人が単独で申し出ることができ、申し出た人については申請義務を果たしたものとみなされます。ただし不動産を売ったり抵当権を設定したりする場合は、結局あらためて相続登記が必要になります。詳しい流れは相続した実家の名義変更（相続登記の義務化）何から？でご覧ください。

窓口へ行く前のチェックリスト

• 顔写真付きの本人確認書類を持ったか（健康保険証では請求できないことがある）
• 自分が「本人・配偶者・直系」にあたるかを確認したか
• 亡くなった方の氏名・生年月日・本籍地・筆頭者をメモしたか
• すでに手元にある戸籍があれば持参したか（関係の確認が早くなる）
• 広域交付の受付時間と、交付までの日数を電話で聞いたか
• 手数料分の現金を多めに用意したか
• 戸籍の附票が必要かどうかを、提出先に確認したか

窓口で全部そろわなくても、落胆しなくて大丈夫です。取れた分だけ受け取り、取れなかったものは本籍地への郵送請求に回す。この二本立てで進めるのが、いまのところ一番早いやり方です。

本記事は一般的な情報の提供を目的としたもので、医療・法律・税務・不動産取引などの個別の判断に関する助言ではありません。制度・費用は地域や時期により異なります。実際のご判断は、自治体および各分野の専門家にご相談ください。